第33回GTD勉強会に参加してきました。


短期間にGTD勉強会に参加しています。
強制的に週次レビューについて考える時間を作って、週次レビューを習慣化させたい。
今回はnomicoさん主催のGTD勉強会。
前回に続いて2回目の参加。
【当日の流れ】
15:00~18:00
*スタート
*自己紹介(名前、職業、GTD歴。GTDで困っていることor参加のきっかけ)
*週次レビューの概要説明
*週次レビューの実行
*クロージング
*終了
【自己紹介】
参加者5名の自己紹介
お互いのバックグラウンドと困っていることの共有
【概要説明】

■今回の勉強会の目的
 レビューステップの意味や目的を理解しつつ、実際に試す
 やること
 *レビューステップについて話し合う
 *レビューステップにまつわる困ったことや実際にやっていることを共有する
 *リストを使って実際にレビューステップを行う
■今回のレビューステップの対象
まずは自分の近々のタスクを整理する。
*6つのレベルを知る。
タスクには6つのレベルがある。
レベル→目指しているところがどこにあるのか?どのくらい先を見通したものか
 0m→プロジェクト→分野→目標→構想→価値観
週次レビューは0m・プロジェクトの見通し
自分の近々のものをこなす、まず見直すことができた上で、見ていくレベルを上げていく
*仕事の形
仕事の形は変わってくる
 仕事の与えられ方(フロー全て指示されるのか、ゴールのみ与えられるのか)
   ×
 仕事の量(1なのか10なのか)
 →新人が入ったときにどのレベル感で教えたらいいかが分かる
*タスクの粒度について
その人によって1つのアクションをタスクとするかプロジェクトとするか認識が変わる。
(Ex.飲み会の幹事)
■レビューステップの目的
レビューステップ=見直し
①それぞれの項目(取り組んでいる行動、プロジェクト)を最新の状態にする
②そうすることで状態をきちんと見通せているという「確証」を持てるようにする
紙に書かないと記憶が曖昧になってしまう、認識違いになってしまう。
頭の中を書き出し、再確認を取ることで確証を持てる状態にする
GTD=時間の部分を自由にできる
実は時間の決まっているタスクは少ない
締切までに終わらせれば良い、というものが多い。
細かいアクションには時間を設けない→急な予定修正が発しした際にそろばんのように動かせる
余っている時間の中で最適なものを選ぶ
区分を細かくし、自分が制御できるもの/できないものに分け、リスト化しておく
6つのリスト
★NextAction  数珠つなぎのアクションのスタート部分、各プロジェクトのスタート部分
★Project
 Someday
★Wait for
★Calender  “この日”でないと実行不可能、時間が決まっているもの、誰かの都合
 Refarence
★0m地帯で頻繁に使うもの
締切≠Carender
締切→ゴール、期限
Calender→実行可能期間
「自分でこの日にしよう」というタスクは「NextAction」になる

photo:01

≪タスクの優先度合いを判断する基準≫
*締め切りの時間
*アクション数
*途中で引っ掛かりそうな部分がどのくらいあるか(Waitfor、Calender)
  ↓
週次レビューで習慣的に自分がどれを大事を思っているのか見直し(レビューの目的)
 優先度合いの入れ替え
 どういうプロジェクトを持っているか
 どこまで進んでいるか確認する
≪週次レビュー≫
具体的に何をするのか?
1.気になることを収集する
 *書類メモ等、物理的なもの
 *カレンダー項目(過去分)
 *カレンダー項目(未来分)
 *頭の中にあるもの
 *Projectリストと大きな目標
 *NextActionリスト
 *Waitforリスト
 *Project候補リスト
 *Somedayリスト
 *Project参考資料
2.上記に対して処理ステップを実行する
3.近未来のスケジュールを確認する
4.近未来について何をするか決める
さらにもうちょっと具体的なレビュー項目
 具体的なものを収集する
 収集したものを処理する
 頭の中の気になることを収集する(10分)
 収集したものを処理する
 NextActionリスト見直し
* 完了しているものはチェックする
* 追加で気になることがあったら足す
* 明らかに無理そうなものは消しておく
 Projectリスト見直し+まとめ
  今週の出来事を上司に報告するようにまとめる
  次に何をするのかも宣言する
 Waitforリスト見直し
 Calendarリスト見直し
 机の上を拭く
【週次レビューの実行】
時間が押してしまったので10分の予定を5分に変更

【クロージング】

参加者の感想共有
【終了】

簡単に机の上を片づけて終了
【飲み会】
GTDやツールについてやiphoneのアプリの話
ipadについて
GoogleReader
モレスキンの話などいろいろ
【勉強になったこと/次回からやろうと思ったこと】

①週次レビューをどこまでやったらいいか
最低来週すっきりと仕事がこなせる程度までやればいい!という言葉で凄く気持ちが軽くなりました。
実は「しっかりと、全部見直さなきゃ!」と気負っていた部分があり、毎週やるのはおっくうになってしまっていたので。
次回からは少し軽い気持ちで取り組んでみようと思います。
②Inboxについて
Invboxは複数あって良い、ただし母艦をしっかりと決めておくこと。
タスク管理にEvernoteとOmnifocus、手書きのメモ帳とInboxがあったのですが、最終的な母艦がどこになるのか?を明確に決めていませんでした。
そのため、「ここさえ見れば大丈夫」っていう信頼性のあるシステムになっていなかったのかなぁと。
どこを母艦とするか、ツールの見直しをしていこうと思います。

photo:02

③Somedayリストについて
前回マロさんに教えてもらったSomedayリストの階層化と、Somedayリストに追いやってしまっただけで安心してて手を付けていないと感じたので
まずは「行きたいところ」の予算とかかかる日数とか少しづつ調べたり、実現のために手をつけていこうと改めて思いました。
nomicoさんの勉強会に参加するのは2回目。
具体的なやり方の説明を受けられるのと、他の方々のバックグラウンドを知った上でやり方を聞いて、お互いアドバイスを受けたり、意見交換できる場で凄く参考になります。
少人数での勉強会だったので周りの方とたくさん話ができたのも良かったです。
教わったことを活かせるよう来週の週次レビューも頑張ろうと思います◎


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